Dokumentstyring – Verktøy for håndtering av dokumenter

Få kontroll på bedriftens dokumenter på en og samme plass. 

Det inngår krav om dokumentert informasjon i alle ISO-standarder for ledelsesystemer. Derfor vil det ha stor betydning for de fleste virksomheter å ha et enhetlig system for håndtering og bearbeidelse av dokumentasjon.

Bruksområder

Du kan bruke dokument-modulen til vedlikehold og som register for prosedyrer, instrukser, håndbøker, permer og rutiner innen alle relevante områder: 

• Kvalitetsledelse
• HMS-arbeid
• Brannvern
• Organisasjonsledelse
• Prosjektledelse
• Salgs- og markedsarbeid
• Avtaler
• Referater
• Forskning og utvikling

Digital dokumenthåndtering i alle ledd

Landax sin modul for dokumenter støtter hele prosessen fra utarbeidelse og revisjon av dokumenter, til godkjenning og publisering – alt i et samkjørt system.

Løsningen kan benyttes for styring av alle skriftlige rutiner, prosedyrer, instrukser, referater og andre typer dokumenter, i form av tekst, bilder, URL, e-post og mye mer.

Dokumentbibliotek – digitalt arkiv

Dokumentbiblioteket til Landax lar deg organisere bedriftens dokumentasjon i et digitalt arkiv for bedriftens dokumenter. Modulen dekker dermed behovet for arkiv og arbeidsflyt rundt alle typer dokumenthåndtering. 

Arkivet besitter også et innhold som støtter kravet om informasjon for fagområder som kvalitet og HMS, med flere.

Landax APP og samskriving

For at din bedrift alltid skal ha dokumentasjonen lett tilgjengelig overalt, har vi utviklet Landax APP. Appen er optimalisert for både iOS og Android.

Landax har også støtte for sky-basert samskriving via sin integrasjon med Office-pakken.

Støtter alle andre moduler

I tillegg til å fungere godt alene, er dokumentmodulen også optimalisert for støtte mot Landax sine andre moduler og verktøy. Dette gjelder blant annet risiko, oppgaver, avvik og produkter. Landax tilbyr også spesielle funksjoner for avtalehåndtering, og dokumentflyt i tilknytning til dette.

Fordeler og funksjoner 

Alle dokumenter i Landax sitt arkiv kan sendes til høring, godkjennes, publiseres, revideres og settes til historikk. Hvert dokument kan bestå av både en publisert versjon, samt et utkast til ny versjon som kun er tilgjengelig for bestemte personer.

Du kan knytte en rekke opplysninger til dokumentene

• Eier: den som er ansvarlig for dokumentet
• Dato for revisjon: når dokumentet ble revidert
• Varighet: dato for når dokumentet utløper
• Kategori: hvor i internkontrollsystemet dokumentet hører hjemme
• Avdeling: hvilken avdeling som dokumentet eventuelt hører inn under
• Godkjenning: dato og hvilken person som godkjente dokumentet

Dokumentene kan enkelt sendes som vedlegg til e-post. Du kan også linke til dokumentet fra for eksempel artikler på intranettet eller i andre dokumenter.

Filformat

Dokumentmodulen bygges opp av filer som legges inn enten en for en, eller mange om gangen. Du kan legge inn både PDF, Word, Excel og andre kjente filformater.

Det er også mulig å laste ned dokumenter som PDF automatisk. Dette kan være hensiktsmessig med enkelte dokumenter som skal være uten redigeringsmulighet hos brukeren.

Versjonering

Landax legger til rette for at du kan arbeide med flere utkast av et dokument samtidig. Dokumentet beholder sin unike ID, og den nye versjonen vil bli tilgjengelig i samme øyeblikk som den endrer status til aktiv. Når en ny versjon blir aktiv, vil dokumentet umiddelbart bli oppdatert i hele Landax-systemet. Den gamle versjonen blir sendt til historikk.

Hver versjon kan ha notater, tidsfrister, ansvarlig og annen unik informasjon knyttet til seg. Du kan også koble til andre dokumenter for å vise relasjon mellom dokumenter.

Fletting

Eier, versjon, ID, avdeling, logo, godkjent av, m.m. kan flettes direkte inn i dokumentets flettefelt ved nedlastning fra Landax (Microsoft Word). Dette bidrar til en betraktelig reduksjon av arbeidet rundt dokumentoppdatering.

Multiredigering av metadata

Landax gir deg mulighet til å redigere flere dokumenters metadata i en og samme operasjon. Dette gjøres enkelt ved å markere dokumentene man skal endre på, og deretter fylle inn/fjerne ønsket informasjon i skjemaets datafelter.

Rettigheter og roller

I Landax sitt dokumentbibliotek har du mulighet til å styre tilgang til mapper, samt gi mappene eget rettighetsoppsett. Rettigheter settes på mapper på første nivå i mappestrukturen, og arves nedover til alle under-mapper.

Dokumentstatus

Dokumentmodulen gir brukerne tilgang til alle aktive, publiserte dokumenter, mens eier/forfatter og andre med spesiell tilgang kan se dokumenter med status “under utarbeidelse” og i historikk.

Notater og varslinger

Dokumentmodulen har støtte for å legge til notater og varslinger på dokumentene som metadata. Notater kan benyttes for å skille mellom ulike versjoner av et dokument, og for å legge til enkel informasjon.

Dato og klokkeslett som blir valgt i notatskjemaet kan trigge en varsling til valgt ansvarlig. Denne funksjonen er veldig nyttig når det kommer til bearbeidelse og oppfølging av dokumenter.

Direkte redigering

Dokumentbiblioteket til Landax har full WebDAV-støtte. Dette gir deg muligheten til å lese og redigere dokumenter direkte i nettleseren din.

Dersom du gjør endringer i et dokument så lagres disse direkte i Landax-systemet, og blir umiddelbart tilgjengelig for andre. Du slipper derved å laste ned og opp dokumenter fra din lokale PC, og du trenger ingen programvare installert.

Kun én person om gangen kan jobbe i direkte-redigeringsmodus, men dokumentet kan åpnes for andre i skrivebeskyttet visning. Dersom en annen bruker lagrer en ny versjon av dokumentet, vil f. eks. Word oppdage dette, og slå sammen begge endringene. Dette er en funksjonalitet i Office-pakken.