Verktøy for håndtering av dokumenter

Du kan knytte en rekke opplysninger til dokumentene

• Eier: den som er ansvarlig for dokumentet
• Dato for revisjon: når dokumentet ble revidert
• Varighet: dato for når dokumentet utløper
• Kategori: hvor i internkontrollsystemet dokumentet hører hjemme
• Avdeling: hvilken avdeling som dokumentet eventuelt hører inn under
• Godkjenning: dato og hvilken person som godkjente dokumentet

Dokumentene kan enkelt sendes som vedlegg til e-post. Du kan også linke til dokumentet fra for eksempel artikler på intranettet eller i andre dokumenter.

Filformat

Dokumentmodulen bygges opp av filer som legges inn enten en for en, eller mange om gangen. Du kan legge inn både PDF, Word, Excel og andre kjente filformater.

Det er også mulig å laste ned dokumenter som PDF automatisk. Dette kan være hensiktsmessig med enkelte dokumenter som skal være uten redigeringsmulighet hos brukeren.

Versjonering

EG Landax legger til rette for at du kan arbeide med flere utkast av et dokument samtidig. Dokumentet beholder sin unike ID, og den nye versjonen vil bli tilgjengelig i samme øyeblikk som den endrer status til aktiv. Når en ny versjon blir aktiv, vil dokumentet umiddelbart bli oppdatert i hele EG Landax-systemet. Den gamle versjonen blir sendt til historikk.

Hver versjon kan ha notater, tidsfrister, ansvarlig og annen unik informasjon knyttet til seg. Du kan også koble til andre dokumenter for å vise relasjon mellom dokumenter.

Fletting

Eier, versjon, ID, avdeling, logo, godkjent av, m.m. kan flettes direkte inn i dokumentets flettefelt ved nedlastning fra EG Landax (Microsoft Word). Dette bidrar til en betraktelig reduksjon av arbeidet rundt dokumentoppdatering.

Multiredigering av metadata

EG Landax gir deg mulighet til å redigere flere dokumenters metadata i en og samme operasjon. Dette gjøres enkelt ved å markere dokumentene man skal endre på, og deretter fylle inn/fjerne ønsket informasjon i skjemaets datafelter.

Rettigheter og roller

I EG Landax sitt dokumentbibliotek har du mulighet til å styre tilgang til mapper, samt gi mappene eget rettighetsoppsett. Rettigheter settes på mapper på første nivå i mappestrukturen, og arves nedover til alle under-mapper.

Dokumentstatus

Dokumentmodulen gir brukerne tilgang til alle aktive, publiserte dokumenter, mens eier/forfatter og andre med spesiell tilgang kan se dokumenter med status “under utarbeidelse” og i historikk.

Notater og varslinger

Dokumentmodulen har støtte for å legge til notater og varslinger på dokumentene som metadata. Notater kan benyttes for å skille mellom ulike versjoner av et dokument, og for å legge til enkel informasjon.

Dato og klokkeslett som blir valgt i notatskjemaet kan trigge en varsling til valgt ansvarlig. Denne funksjonen er veldig nyttig når det kommer til bearbeidelse og oppfølging av dokumenter.

Direkte redigering

Dokumentbiblioteket til EG Landax har full WebDAV-støtte. Dette gir deg muligheten til å lese og redigere dokumenter direkte i nettleseren din.

Dersom du gjør endringer i et dokument så lagres disse direkte i EG Landax-systemet, og blir umiddelbart tilgjengelig for andre. Du slipper derved å laste ned og opp dokumenter fra din lokale PC, og du trenger ingen programvare installert.

Kun én person om gangen kan jobbe i direkte-redigeringsmodus, men dokumentet kan åpnes for andre i skrivebeskyttet visning. Dersom en annen bruker lagrer en ny versjon av dokumentet, vil f. eks. Word oppdage dette, og slå sammen begge endringene. Dette er en funksjonalitet i Office-pakken.