Derfor bør du digitalisere avtalehåndteringen

Ved å gå over til en digital avtalehåndtering får man full oversikt til enhver tid, som gjør at du ikke mister viktige frister og kan ivareta forholdet til samarbeidspartnere.

Mange bedrifter mangler rutiner på avtalehåndtering. Avtalene ligger i en mappe eller på e-posten til personen som inngikk avtalen, og blir fort glemt. 

Dette kan føre til at viktig informasjon blir borte, at garantier utløper og bedriften ikke har kontroll på kostnadene. I tillegg mister man vinduet sitt for når det er på tide å forhandle en ny avtale.

Ved å gå over til en digital avtalehåndtering får man full oversikt til enhver tid. 

Sikrer et godt forhold til interesseparter

De fleste organisasjoner og bedrifter har ansatte, leverandører og samarbeidspartnere, og forholdet er regulert gjennom forskjellige typer avtaler, kontrakter, garantier og oppdrag.

Gjennom å ha full oversikt over de ulike avtalene blir det enklere å kvalitetssikre et godt forhold til disse, ved å aldri glemme en viktig frist og være ute i god tid til fornyelser og reforhandlinger. 

Få tid til å reforhandle avtaler 

Med oversikt og varsling i god tid før en avtale løper ut, rekker du å legge en plan eller gå i dialog om reforhandling. Du unngår også et unødvendig avbrudd eller at en avtale du ønsker å avslutte fornyes automatisk. 

Ha oversikt når ansatte slutter

Har dere opplevd at det kommer fakturaer på programmer eller avtaler dere ikke visste dere hadde? Dersom flere ansatte har mandat til å tegne abonnement og inngå avtaler, kan det hende man har inngått flere avtaler enn man tror. Når en ansatt slutter og all dokumentasjon ligger lagret på for eksempel e-post, kan viktig informasjon bli borte eller vanskelig å finne. 

Gir deg oversikt over fremtidige utgifter

Ved å samle og digitalisere alle avtaler og kontrakter, får du også økonomisk forutsigbarhet. Ved å legge inn avtalens verdi vil du alltid kunne se utgifter 12 måneder fram i tid, som gir trygghet og forutsigbarhet. 

Utløpte kontrakter er også verdt noe 

Selv om man velger å avslutte en kontrakt eller en avtale utløper kan det være gunstig å ta vare på den. Med et digitalt system kan man spare på inaktive kontrakter og bruke dette som forhandlingsgrunnlag ved neste avtaleinngåelse, eller man kan bruke innholdet som kilde til nye avtaler. 

Du sparer tid 

Det går mye tid til å lete etter avtaler og dokumenter, og ikke minst hvilken versjon som er den aktuelle. Ved å ha alt lagret på samme sted, trenger du ikke bruke tiden på å lete. 

Sikrer personopplysninger

Mange kontrakter og avtaler kan inneholde personopplysninger som skal håndteres etter gjeldende regelverk. Med papiravtaler som flyter rundt har du ikke kontroll på personopplysninger og bedriftshemmeligheter du ønsker å holde for deg selv. Ved å digitalisere avtalene ligger opplysninger godt beskyttet for utenforstående. 

Fordeler ved å digitalisere avtalehåndtering 

Oppsummert kan vi si at for å få en smart og effektiv avtalehåndtering må den digitaliseres. Det gir deg flere fordeler: 

• Du vet hvor alle avtaler er til enhver tid
• Det effektiviserer og forenkler forvaltningen av avtaler
• Du får påminnelse om utløp og viktige frister
• Det blir enklere å kontrollere faktura mot kontrakt
• Avtaler blir tilgjengelige for alle nøkkelpersoner, også når noen slutter 
• Du får oversikt over alle fremtidige kostnader
  
  

Prøv EG Landax helt uforpliktende 

EG Landax tilbyr en egen modul for håndtering av avtaler og kontrakter. Vi er opptatt av at kundene våre velger den løsningen de synes er best, derfor lar vi alle teste systemet gratis før man forplikter seg til noe. Her kan du prøve en demo.