Gjennom de siste årene har vi vært involvert i mange sertifiseringsprosesser. Det er imidlertid ISO sine ledelsesstandarder vi har hatt flest oppdrag med. Blant våre siste prosjekter finner vi Efaktor sin sertifisering etter ISO 9001, der vår dyktige konsulent Hanna var prosjektleder.
Efaktor AS er et firma som tilbyr ulike løsninger for nettbasert e-læring med Moodle som læringsplattform. De tilbyr i tillegg tjenester som kursproduksjon, hosting, integrasjoner, utvikling og rådgiving knyttet til dette. På verdensbasis brukes Moodle idag av over 150 millioner brukere, og Efaktor er foreløpig eneste Moodle-partner i Norge.
For Efaktor var ikke kvalitet et nytt konsept. De har alltid vært opptatt av å holde orden i eget hus og har aktivt brukt systemer for å sikre solid og trygg drift. Vi møtte en fornøyd grunder og daglig leder Alf Martin Johnsen, som forteller at arbeidet mot den første store revisjonen likevel har vist en klar nytte og effekt allerede. Han ser lyst på fremtiden med et kvalitetssystem som hjelper dem med å redusere feil, effektivisere drift og sørge for stadig forbedring av alt de driver med.
Utgangspunktet for å sette i gang en slik prosess var ifølge Alf Martin todelt; Den ene motivasjonen var krav til kvalitetssystem fra leverandør og kunder, og da spesifikt krav om ISO 9001 knyttet til et nytt nivå i leverandørstatus. Samtidig – og kanskje avgjørende for hvor nyttig en slik sertifisering blir, så de dette som en glimrende anledning til en skikkelig «husvask». Den trinn-for-trinn kartleggingen av interne prosesser og rutiner som sertifiseringsprosessen innebærer gir bevissthet og rom for opprydding, fornyelse og forbedring.
De langvarige effektene av en ISO-sertifisering mener Alf Martin det er for tidlig å si noe om ennå. De umiddelbare effektene derimot er ganske tydelige. Spesielt gjelder dette arbeidet med avviksregistrering. Kundene blir fornøyde når de får se en transparent saksgang og holdes oppdatert med fremdrift. Dessuten fører arbeidet til stadig forbedring av prosessene, og hindrer at det samme skjer igjen. Ifølge Alf Martin har ordet avvik fått et uforholdsmessig dårlig rykte.
– Avviksregistrering er egentlig et kvalitetsverktøy: Det peker på hva som må forbedres, og forteller hvordan dette kan gjøres, sier Alf Martin fra Efaktor
Det grundige arbeidet som ble gjort med prosedyrene og dokumentene har også bidratt til en effektivisering av arbeidet. Ved opplæring av nye ansatte kan man vise til prosesser, ved kontraktinngåelse kan man benytte ferdig utviklede maler, og i prosjekter kan man følge velutviklede planer.
Efaktor benyttet EG Landax som sitt ledelsesverktøy helt fra begynnelsen av prosessen.
– Uten EG Landax hadde dette vært en mye tyngre prosess. Ettersom systemet er utviklet i henhold til ISO sine ledelsesstandarder, så har systemet i seg selv drevet prosjektet vårt fremover. EG Landax har dessuten åpnet muligheten for å samle alt i ett system.
– Det var viktig for oss å få med oss de ansatte helt fra starten av prosessen. Når de er med på å kartlegge egne arbeidsprosesser, formulere rutiner og identifisere risiko får de eierskap og forståelse for kvalitetssystemet. I tillegg tror jeg det vil bidra til aktiv deltakelse i forbedringsarbeidet videre.
Revisor var imponert over Efaktor sine ansattes kjennskap til kvalitetssystemet – noe som også er et krav i ISO 9001-standarden. Det hjelper lite med et godt kvalitetssystem dersom de som skal bruke systemet til daglig ikke kjenner det og kan høste nytten.
Efaktor valgte å legge fokuset på å forbedre prosessene sine under arbeidet med sertifiseringen. Dette har de greid, og de har nådd målene de satte seg: prosessene har blitt mer effektive, feil oppdages og forbedres, kundetilfredsheten har økt, de er rustet til større og mer krevende prosjekter, og de får nå ta del i et større marked med sertifikatet i hånden.
De kom seg dessuten gjennom revisjonen omtrent uten avvik! Det har de all grunn til å være stolte av, og vi i EG Landax ønsker å gratulere hjerteligst med vel oppnådd sertifisering. Det er nedlagt mange arbeidstimer i det sertifikatet, men vi er overbeviste om at det grundige arbeidet som ble gjort vil fortsette å lønne seg i fremtiden.
Efaktor ble startet i 2004 med lokal forankring på Lillehammer. Vi ble sertifisert Moodle Partner i 2012 i Norge og dekket også Danmark fra 2013 til 2016. Vår erfaring med læring via nett strekker seg over 10 år tilbake, og i dette tidsrommet har vi sett rask utvikling i teknologien og hvordan man bruker mobile enheter i læring. I 2020 ble vi sertifisert Moodle Premium partner. Vi er også sertifisert med ISO 9001:2015.
Ønsker du mer informasjon om våre produkter og tjenester? Ta kontakt med vår salgsavdeling for å diskutere din bedrifts behov og hvordan vi kan bistå deg.
Ring oss på +47 62 53 36 80 for å få svar på eventuelle spørsmål du måtte ha.
Senior Sales Executive
Lydia T. Vedvik
Tlf: +47 473 95 120
Email: lytov@eg.no
